Tietosuojaseloste
REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laatimispäivä 09.05.2018
1. Rekisterinpitäjä
Pro Synthesis Oy (Y-tunnus 2468114-6)
Postiosoite: Ebban tie 24, 06400 Porvoo
hanne-leona.luomajoki@prosynthesis.fi, puh. 050-570 4969
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toimitusjohtaja Hanne-Leona Luomajoki
Ebban tie 24, 06400 Porvoo
hanne-leona.luomajoki@prosynthesis.fi
3. Rekisterin nimi
Pro Synthesis Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käytämme tallentamiamme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakastietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, laskutusta ja markkinointia varten.
- Palvelutoiminnan kehittäminen.
- Reklamaatioiden, muistutusten ja ongelmatilanteiden selvittäminen.
- Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille.
- Toiminnan sisäinen raportointi, seuranta ja kehittäminen
5. Rekisterin tietosisältö
Perustiedot: Asiakkaan nimi, y-tunnus, asiakasnumero, yhteystiedot, laskutusyhteystiedot, sekä muut vastaavat tunnistetiedot.
Maksajan tiedot.
Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot.
Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot.
Asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot.
Asiakastietojen käsittelytiedot, esim. tallennuspäivä ja käsittelijä.
Asiakkaan suostumustiedot liittyen sähköposti-, tekstiviesti- ja muuhun sähköiseen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön.
Asiakkaan suostumustiedot liittyen mahdolliseen tieteelliseen tutkimukseen.
Asiakkaan suostumustiedot liittyen ei-henkilötunnistavien tietojen keräämiseen ja kontaktointiin Pro Synthesis Oy:n toiminnan kehittämiseksi.
Lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot.
Suostumukset kysytään asiakkaan täyttämässä asiakastietolomakkeessa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään ensi sijassa Asiakkaalta tai toissijaisesti työnantajalta.
Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös YTJ:n, TIEKE:n, Väestörekisterikeskuksen palveluista tai muun vastaavia palveluja tarjoavan toimijan palveluista.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakastietoja ei luovuteta sivulliselle ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta tai tätä koskevaa pakottavan lainsäädännön määräystä.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta.
Tietoja voidaan kuitenkin käyttää ja luovuttaa esimerkiksi perintätoimistolle erääntyneen saatavan perintää varten.
Tietoja käsittelee allekirjoittanut Hanne-Leona Luomajoki, joka hallinnoi Pro Synthesis Oy:n asiakasrekisteriä ja Accountor Finago Oy, joka huolehtii rekisterin teknisestä ylläpidosta.
Laskutukseen liittyvät tiedot siirretään Pro Synthesis Oy:n toimesta Finago-kirjanpito-ohjelmaan, jota käyttää myös Pro Synthesis Oy:n tilitoimisto.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jotain tietoja saatetaan luovuttaa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Fyysiset paperitallenteet ja asiakastietolomakkeet, jotka sisältävät suostumuksia, sekä sopimukset ja vastaavat asiakirjat säilytetään paperimuodossa Pro Synthesis Oy:n valvotussa toimistotilassa lukitussa asiakirjakaapissa. Tietoihin pääsy on vain toimitusjohtajalla.
Automaattisen tietojen käsittelyn avulla käsiteltävät tiedot
Asiakastietoja säilytetään sähköisesti Pro Synthesis Oy:n hallinnoimassa asiakasrekisterissä. Järjestelmään on pääsy vain Pro Synthesis Oy:n toimitusjohtajalla ja Pro Synthesis Oy:n yhteistyökumppanina toimivalla tilitoimistolla. Tietoja saa käyttää vain työtehtävän tätä edellyttäessä.
Järjestelmä on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja oikaista häntä koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Mahdolliset oikaisupyynnöt voi osoittaa kohdassa 2. mainitulle, rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tietoja luovutetaan vain Pro Synthesis Oy:n toimipisteessä siten, että tietojen tarkastajan henkilöllisyys voidaan todeta. Tietosuojan turvaamiseksi tietoja ei toimiteta sähköpostilla. Rekisteritietojen tarkastaminen on henkilötietolain mukaan mahdollista kerran vuodessa maksutta. Tätä useammin tehdystä tarkastuksesta laskutetaan tarkastuksesta yritykselle aiheutuvat kustannukset.